工程文件管理软件通过其全面而细致的功能设计，极大地提高了工程项目的文件管理效率，促进了团队协作，保障了项目信息的准确性和安全性，是现代工程项目管理中不可或缺的智能化工具。

具体分析如下：

1. 高效的资料整理与检索：能够对各类工程资料进行有效分类、整理和编目，支持多维度检索，如时间、地点、类型等，以快速定位所需文件。

2. 实现信息化管理：通过数字化手段，提高项目管理效率和质量，简化工作流程，并减少手动处理错误的风险。

3. 全面的项目文档覆盖：软件能够管理包括工程概况表、施工许可证、工程报告在内的所有关键文档，确保项目的每个方面都有详细记录。

4. 规范化的审批流程：提供标准化的文件填写、编制、审批流程，确保审批过程的规范性和可追溯性。

5. 强化资料安全性：具备权限管理和安全保护功能，防止未授权访问和数据泄露，保护敏感文件的安全性。

6. 促进团队协作：支持团队成员之间的资料共享和信息协作，提高团队工作的协同性。

7. 方便的归档与备份：支持组卷、移交及归档工程资料，并提供备份功能，确保长期保存和灾难恢复。

8. 辅助成本控制：通过监控工程进度和成本，避免不必要的浪费和成本超支，实现预算与实际对比，支持实际成本汇总。

9. 符合法规要求：确保所有工程文件符合行业标准和法规要求，避免因不合规而产生的法律问题。

10. 数据分析与报告：提供数据分析工具，帮助管理者从大量工程数据中提取有价值的信息，并生成报告，辅助决策制定。

工程文件管理软件通过上述特点，帮助建筑企业提高效率、降低成本、确保质量和合规性，是现代工程项目管理的重要工具。